Aller au contenu

Accueil › Blog › GMAO et données

GMAO et données

Cahier des charges GMAO hôtel : l'étape qu'on oublie, des plans et un inventaire fiables

Avant de comparer les logiciels de maintenance hôtelière, il faut savoir ce que vous allez y mettre : des locaux codifiés, des chambres reliées à leurs numéros de vente, des équipements localisés et rattachés aux chambres qu'ils desservent. Cet article montre comment préparer cette base et ce qu'il faut en écrire dans votre cahier des charges.

Patrice CignaPar Patrice Cigna, plus de 30 ans de bureau d'études, Novelpix··Lecture : 6 min
Cahier des charges GMAO hôtel : l'étape qu'on oublie, des plans et un inventaire fiables
Illustration générée par IA.

Réunion de lancement d'un projet GMAO dans un hôtel. L'éditeur demande le fichier des équipements à importer.

On lui transmet trois tableurs, un plan PDF de 2009 et un dossier de photos d'étiquettes.

Au troisième étage, le plan montre deux chambres là où il y a désormais une suite. Personne ne sait plus quelle vanne coupe laquelle.

À retenir : Un cahier des charges GMAO pour un hôtel doit d'abord décrire les données de base : plans à jour, locaux codifiés, correspondance avec les numéros de chambre, équipements localisés et leurs liens de desserte. Sans ce référentiel fiable, même un bon logiciel produira des fiches fausses et des interventions mal ciblées.

Au sommaire

  1. Pourquoi les cahiers des charges GMAO hôtel oublient la donnée de base
  2. Faire l'état des lieux : plans, inventaires, tableurs, mémoire des techniciens
  3. Codifier les locaux et relier chaque chambre à son numéro de vente
  4. Repérer les équipements et les rattacher aux chambres qu'ils desservent
  5. Ce qu'il faut écrire dans le cahier des charges sur les données
  6. Plans à jour : une base qui sert aussi en dehors de la GMAO
  7. Faire vivre le référentiel après le déploiement
  8. Check-list : préparer les données avant de consulter les éditeurs
  9. Questions fréquentes

Pourquoi les cahiers des charges GMAO hôtel oublient la donnée de base

Ouvrez un modèle de cahier des charges proposé par un éditeur. Vous y trouverez des tickets, du préventif, des stocks, des indicateurs. C'est utile. Mais un éditeur le reconnaît lui-même : « Un cahier des charges GMAO efficace ne commence pas par une liste interminable de fonctions » (Inara).

Certains modèles abordent l'inventaire et la reprise des données. Ajoutez une exigence vérifiable de contrôle de leur fiabilité.

Une GMAO ne vaut que ce que vaut son référentiel. Où se trouve l'équipement ? Dans quel local ? Quelles chambres dépendent de lui ? Si la réponse est fausse dans le logiciel, elle sera fausse sur la tablette du technicien.

C'est exactement le cas décrit dans notre article « Maintenance hôtelière : à 3 h du matin, où est la vanne ? ». Une fuite de nuit, un plan périmé, et le technicien ouvre les faux plafonds un par un. Pour une vue d'ensemble sur le lien entre plans et GMAO, voir aussi notre guide plans DWG et GMAO.

Faire l'état des lieux : plans, inventaires, tableurs, mémoire des techniciens

Les guides sérieux insistent sur ce point de départ. Il faut « réaliser un état des lieux de l'organisation de la maintenance en place » (GMAO.com) et « décrire précisément son mode de fonctionnement en place » (AQManager). Côté données, cela veut dire recenser tout ce qui existe, même imparfait.

Dans un hôtel, les écarts viennent presque toujours des travaux. Une rénovation de salles de bains, deux chambres regroupées en suite, une chambre divisée, un local technique déplacé. Le DOE de l'époque n'a pas toujours été repris. Les plans de récolement manquent parfois.

Inara donne une bonne méthode de tri : « Identifiez les données consultées chaque semaine, celles nécessaires aux contrôles et celles qui ne sont plus fiables. » Ce tri suffit souvent à savoir par où commencer.

Dernier conseil : ne supprimez rien. Gardez une copie de référence de l'existant, datée, avant toute correction. Elle servira à comprendre les anciens historiques et à justifier les choix de reprise.

Codifier les locaux et relier chaque chambre à son numéro de vente

Une codification simple tient en une arborescence : site, bâtiment, niveau, local. L'essentiel est qu'elle soit la même dans les plans et dans la GMAO. Si le plan dit R+3-312 et la GMAO dit « Ch 312 », la synchronisation devient vite manuelle.

Inara conseille de préciser dans le périmètre le nombre d'établissements, de bâtiments, d'étages, de chambres, de locaux techniques et d'espaces extérieurs, ainsi que le niveau d'inventaire attendu. Des plans à jour facilitent ce comptage, à compléter par les inventaires et les vérifications sur site.

Distinguez ensuite le code technique du local et le numéro commercial de la chambre. Le premier est stable. Le second vit dans le PMS et dans les outils de housekeeping, où, comme l'écrit Progiclean, « Tous les numéros de chambre sont configurés dans l'outil, étage par étage. » Une table de correspondance relie les deux.

Prévoyez les cas réels : chambres communicantes, suites qui regroupent plusieurs locaux, numéros changés après travaux. Et n'oubliez pas ce qu'on ne vend pas : locaux techniques, gaines, faux plafonds, toitures. Ils ont aussi un code, car c'est là que se trouvent les équipements. Les surfaces par local se calculent au passage, ce qui sert bien au-delà de la GMAO.

Repérer les équipements et les rattacher aux chambres qu'ils desservent

Un inventaire utile est un inventaire localisé. Inara le résume : « référencement de chaque équipement avec ses caractéristiques, son historique d'intervention ». Nous ajoutons : avec sa position sur le plan et son local de rattachement.

Le point le plus souvent oublié est la relation de desserte. Une CTA alimente un groupe de chambres. Un ventilo-convecteur peut être dans le faux plafond du couloir et desservir la chambre voisine. Une vanne d'étage coupe une liste précise de chambres. C'est cette liste qui permet de prévenir la réception avant une coupure, ou d'anticiper, selon les termes de Redstone, des « Alertes pour éviter les indisponibilités de chambres ». Notre page sur l'inventaire des équipements détaille ce repérage.

Choisissez un niveau de détail que vous pourrez tenir. Descendre jusqu'au sous-équipement est tentant, mais chaque fiche créée devra être mise à jour. Sur un forum, un responsable évoque le ré-étiquetage de ses équipements : « pas loin de 1500 ». À cette échelle, chaque niveau de détail supplémentaire se paie en temps de maintenance des données.

Pour l'eau chaude sanitaire, l'arrêté du 1er février 2010 encadre la surveillance des légionelles. Il définit le point d'usage à risque comme un point accessible au public pouvant produire des aérosols d'eau chaude sanitaire, notamment douches, douchettes, bains à remous ou à jets. Ces points se localisent chambre par chambre sur le plan. Ce repérage aide à organiser les prélèvements, mais il ne remplace ni le carnet sanitaire ni le prestataire chargé des analyses.

Enfin, l'étiquetage. GMAO.com cite le « scan QR code pour identifier le lieu ou l'équipement ». Le QR code doit renvoyer au même identifiant que celui du plan et de la fiche GMAO. Trois identifiants différents pour un même équipement, c'est trois sources d'erreur.

Ce qu'il faut écrire dans le cahier des charges sur les données

Un cahier des charges, selon Depanneo, « transforme vos besoins en exigences vérifiables pour sélectionner puis déployer une GMAO ». Pour les données, cela veut dire des exigences précises, pas des souhaits. Redstone ajoute : « Anticiper l'intégration au système d'information pour éviter les doubles saisies et incohérences. »

Le même éditeur recommande d'évaluer le coût total de possession sur 3 à 5 ans. La reprise et la mise à jour des données en font partie : mieux vaut les chiffrer dès la consultation.

Plans à jour : une base qui sert aussi en dehors de la GMAO

Le travail sur les plans ne sert pas qu'au logiciel. Les surfaces par local peuvent alimenter la déclaration OPERAT si l'hôtel est concerné par le décret tertiaire. Le seuil porte sur 1 000 m² de surface de plancher tertiaire, dans un bâtiment, les parties tertiaires d'un bâtiment mixte ou plusieurs bâtiments sur une même unité foncière ou un même site.

Les mêmes plans deviennent la base des DOE et des plans de récolement des prochains travaux. Ils servent aussi de fond commun aux prestataires CVC et électricité, qui travaillent alors sur le même dessin que vos équipes.

À titre d'exemple, voici ce que fait Novelpix sur ce type de projet. Mise à jour des plans DWG de l'hôtel avec relevés ciblés. Codification des locaux et correspondance entre chambres et numéros de vente. Repérage des équipements et transcription des liens de desserte vérifiés avec la maintenance ou les spécialistes concernés. Exports au format de la GMAO choisie et publication des plans en ligne. Nous utilisons pour cela un outil maison, lococo.db, qui retrouve les locaux dans le DWG, calcule les surfaces et rattache les équipements. Ce n'est pas un logiciel à vendre, c'est notre outil de production.

Les limites sont claires. Nous ne faisons pas de conception, pas de calcul d'ingénierie, pas de conseil réglementaire. La mise à jour des plans ne remplace ni l'avis d'un bureau de contrôle ni celui d'un conseil spécialisé. Pour la CVC et l'électricité, nous nous appuyons sur un réseau de dessinateurs spécialisés.

Faire vivre le référentiel après le déploiement

Une GMAO bien alimentée se dégrade vite si rien n'est prévu. Inara estime qu'un hôtel de 80 chambres avec restaurant et piscine peut compter entre 15 et 30 gammes de maintenance, dont certaines sont « Exécutée lors de chaque libération de chambre ». C'est un ordre de grandeur d'éditeur, pas une norme, mais il montre la fréquence à laquelle le référentiel est sollicité.

Il faut donc une procédure simple après chaque intervention ou petit chantier : qu'est-ce qui a changé, sur quel plan, dans quelle fiche. Il faut aussi un responsable du référentiel identifié côté hôtel. Sans nom, personne ne met à jour.

Prévoyez une mise à jour périodique des plans DWG, puis une resynchronisation avec la GMAO. Trois indicateurs suffisent pour savoir si le référentiel tient : équipements sans local, locaux sans plan, doublons. Notre page sur l'actualisation des plans AutoCAD décrit ce suivi.

Check-list : préparer les données avant de consulter les éditeurs

Avant d'envoyer votre cahier des charges, vérifiez que vous pouvez cocher chaque ligne. Si ce n'est pas le cas, c'est par là qu'il faut commencer, plutôt que par la grille de fonctions. Notre guide plans DWG et GMAO reprend ces points en détail.

Pour aller plus loin

Envoyez-moi un extrait de vos plans, en DWG, PDF ou scan : vous recevez un aperçu offert de ce qu'ils peuvent devenir, avec les informations manquantes et les points à vérifier sur place.

Le devis chiffre ensuite le travail lot par lot, avant tout engagement. Interventions sur site en Île-de-France, travail à distance partout en France.

Demander un aperçu offert Tous les articles du blog
Patrice Cigna, Novelpix

Patrice Cigna, fondateur de Novelpix, pratique AutoCAD en bureau d'études depuis plus de 30 ans.

Il remet à jour des plans techniques sur des sites en exploitation (aéroports, sites industriels, établissements de santé) et transforme les plans DWG en données pour la maintenance, avec son outil lococo.db.

Questions fréquentes

Que faut-il mettre dans un cahier des charges GMAO pour un hôtel ?

Le périmètre (établissements, bâtiments, étages, chambres, locaux techniques), l'état des lieux de l'existant, les besoins fonctionnels et les exigences sur les données. Ces dernières sont souvent oubliées : format d'import, identifiants uniques, règles de création des équipements, exports et restitution en fin de contrat. Rédiger un cahier des charges n'est pas une obligation formelle selon GMAO.com, mais il structure le choix. L'AFNOR propose d'ailleurs une formation dédiée.

Faut-il faire l'inventaire des équipements avant de choisir une GMAO ou après ?

Avant, au moins dans ses grandes lignes. Sans inventaire, vous ne pouvez pas décrire le périmètre ni vérifier qu'un éditeur saura importer vos données. L'inventaire détaillé peut ensuite être finalisé avec le format d'import du logiciel retenu. L'important est de ne pas découvrir l'état réel des données au moment de la mise en production.

Comment codifier les chambres et les locaux techniques pour une GMAO ?

Utilisez une arborescence site, bâtiment, niveau, local, identique dans les plans et dans la GMAO. Donnez à chaque local un code technique stable, distinct du numéro commercial de la chambre. Une table de correspondance relie ce code au numéro utilisé par le PMS et le housekeeping. Les gaines, faux plafonds et locaux techniques reçoivent aussi un code.

Comment rattacher un ventilo-convecteur ou une VMC aux chambres qu'il dessert ?

On place l'équipement sur le plan, dans le local où il se trouve physiquement. On vérifie les chambres desservies avec la maintenance ou un spécialiste, puis on enregistre cette relation en signalant les points restant à confirmer. Ainsi, un ventilo-convecteur situé dans le faux plafond du couloir reste rattaché à la bonne chambre. Cette liste permet de prévenir la réception avant une intervention.

Mes plans d'hôtel datent des travaux d'il y a 15 ans, sont-ils utilisables pour la GMAO ?

Ils sont une bonne base, mais rarement utilisables tels quels. Les rénovations, regroupements de chambres et déplacements de locaux techniques créent des écarts. Une mise à jour avec relevés ciblés sur les zones modifiées suffit souvent, sans tout relever. Les plans papier ou PDF peuvent être redessinés en DWG après vérification de l'échelle par des cotes ou des mesures de référence.

Peut-on importer un inventaire Excel dans une GMAO hôtelière ?

Oui, la plupart des GMAO acceptent un import par tableur. Il faut toutefois respecter le format de l'éditeur : champs obligatoires, identifiants uniques, catégories normalisées. Un tableur rempli au fil des années contient souvent des doublons et des locaux mal nommés. Un contrôle de cohérence avant import évite de transférer ces erreurs.

La GMAO peut-elle m'aider à suivre les points d'usage à risque légionelles par chambre ?

Elle peut aider à les localiser et à planifier les tâches associées. Pour les installations collectives d'eau chaude sanitaire alimentant des points d'usage à risque, l'arrêté impose des dénombrements en Legionella pneumophila inférieurs à 1 000 UFC/L à ces points. Selon le GHR, ces règles s'appliquent aux hôtels depuis le 1er janvier 2011. La GMAO ne remplace ni le carnet sanitaire ni le prestataire d'analyses.

Les plans et surfaces de la GMAO peuvent-ils servir à la déclaration OPERAT ?

Les surfaces par local issues de plans à jour sont une base utile si l'hôtel est concerné par le décret tertiaire. Un hôtel de moins de 1 000 m² peut être concerné selon le périmètre immobilier auquel il appartient. La définition des surfaces à déclarer relève de la réglementation : faites valider votre situation par un conseil compétent.

Sources

Vous rédigez votre cahier des charges GMAO ? Parlons de l'état de vos plans et de votre inventaire : envoyez-nous un extrait, un niveau ou quelques chambres, et nous vous offrons un aperçu de ce que pourrait donner un référentiel propre, avant tout devis.